Wie Sie ihre Meetings effizienter gestalten

Wie Sie ihre Meetings effizienter gestalten

Endlose und (zum Teil) ineffiziente Meetings, Besprechungen und Sitzungen – wer kennt und beklagt dies nicht?

Immer wieder begegnen mir im Rahmen meiner Beratungsaktivitäten Teams, die sich genau hierüber beschweren. Ich persönlich würde manche Meetings eigentlich auch eher als „Abstimmungsrunden“ bezeichnen. Kann man dem eigentlich entkommen?

Ja klar – man kann: nachstehend 11 ganz einfache, aber hocheffiziente Tipps, wie Sie ihre Meetings, Besprechungen und Sitzungen demnächst definitiv effizienter gestalten.

 Zeit begrenzen

Das Sprichwort sagt: „Dinge brauchen immer so lange, wie Zeit hierfür vorhanden ist“. Es zeigt sich definitiv in allen Lebensbereichen: Viele Dinge gehen deutlich schneller, wenn weniger Zeit für sie vorhanden ist.

Der Tipp: Verknappung der Ressource Zeit. Dies diszipliniert Vielredner – und sorgt für zügige Erledigung der Tagesordnungspunkte. Probieren Sie es aus: Die erfolgreichsten Sitzungen sind i.d.R. die, für die nur 30 Minuten zur Verfügung standen! Und zudem die Langzeit-Wirkung: Gelingt es Ihnen zunehmend, kurze Meetings durchzuführen, so fassen alle Teilnehmer Vertrauen in die neue Zeit-Disziplin und planen engere Anschlusstermine im Nachgang zu diesem Meeting ein. Somit haben dann alle ein Interesse daran, zügig fertig zu werden. Ein sich selbst verstärkender Effekt!

Klare Abstimmung & Kommunikation der Agenda im Vorfeld

Was kommt auf die Tagesordnung – und was nicht? Eine simple Frage – und ein enorm wichtiger Planungsschritt. Sofern dies im Vorfeld geklärt ist – und insofern bestimmte Themen auch mal ohne große Probleme und Hemmungen aufgrund der Priorität auf das nächste Meeting verschoben werden, durchlaufen Ihre Mitarbeiter schnell wichtige Lernschritte:

  • Wir haben nur wenig Zeit. Also beschränken wir uns auf das Wesentliche.
  • Jeder überlegt sich im Vorfeld: Ist mein Thema wirklich wichtig – denn alles, was erfahrungsgemäß nicht wirklich wichtig ist, wird ja ohnehin grundsätzlich „geschoben“.

Noch ein Tipp: Legen Sie vorab klar fest, wer die Agenda koordiniert. Stellen Sie sicher, dass derjenige den nötigen Überblick, die „Erlaubnis“ der Gruppe wie auch die notwendige Autorität hat, Themen je nach Priorität auf ein nächstes Meeting „zu schieben“.

Nur das wird besprochen, was wirklich ALLE (Teilnehmer) angeht

Viel zu oft werden Dinge abgehandelt, die nicht alle Teilnehmer etwas angehen. Stellen Sie also schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind. Sind einige der Tagesordnungspunkte nicht für alle Eingeladenen relevant, wird das Meeting zweigeteilt: Im ersten Teil werden die Themen besprochen, die für alle wichtig sind. Im zweiten Teil bleiben nur diejenigen im Raum, die für diese Themen wirklich noch dabei sein müssen. Sie werden spüren – dies trägt enorm zur Effizienz und Zufriedenheit aller bei.

 „Sonstiges“ gibt es ab jetzt nicht mehr

Denn „Sonstiges“ ist ohnehin per Definition ja eine Art Wundertüte für „Ungeplantes“. Wenn Sie dies streichen, kann dies als „Hintertür“ Ihre stringente Planung wie auch die zeitliche Disziplin der Beteiligten nicht mehr unterlaufen. Und – by the way: Sie als Führungskraft haben hier die Chance, Vorbild zu sein!

Meetings im “Stehen”

Schon die Mönche wussten: Im Gehen denkt’s sich besser – und oft auch schneller! Auch wenn es ungewöhnlich klingen mag: Ihre Meetingzeit wird sich dramatisch verkürzen, wenn Sie diese im Stehen abhalten! Es gibt geeignete Bürocontainer, Regale oder Stehtische in praktischer Höhe. Hier kann man sich gut abstützen und seine Notizen machen. Wählen Sie den Sitzungsort nach der passenden Möblierung aus. Es funktioniert! Zudem werden Sie beobachten: Diskussionen im Stehen verlaufen oft dynamischer, die Teilnehmer diskutieren engagierter. Und: Stehen macht wach! Dieser „Aufweck-Effekt“ wirkt über die eigentliche Sitzungszeit hinaus. Also machen solche Meetings Ihr Unternehmen insgesamt produktiver!

Straffe Moderation

Nebensächliches wird oftmals zu lange und von zu vielen diskutiert, Menschen neigen dazu, vom Thema abzuschweifen? Hier hilft stringente Moderation. Und die Aufgaben eines Moderators sind:

  • Abarbeitung der kommunizierten Tagesordnung
  • Dokumentation der Beschlüsse
  • Zeitmanagement
  • Sicherstellen, dass alle wesentlichen Beiträge gehört werden
  • Einhaltung der Sitzungsregeln gewährleisten.

Im Rahmen einer Workshop-Moderation gilt zudem: den Diskussions- bzw. Erkenntnisprozess bei kniffeligen Themen mit passenden Methoden sinnvoll unterstützen. Hier zeigt sich: es macht sich i.d.R. bezahlt, Mitarbeiter zu einer Moderations-Fortbildung zu schicken. Und darüber hinaus zahlt sich dies auch z.B. Meetings zur Projektplanung aus.

Visualisierung von Ablauf und Ergebnissen

Oft beobachte ich, wie in Büros oder Meetingräumen Flipcharts, Whiteboards oder Pinnwände ungenutzt verfügbar sind. Warum? Erfahrungsgemäß sorgen großformatige Visualisierungen der Tagesordnung für Orientierung beim Ablauf sowie geistige Klarheit. Zudem sorgt eine laufende Dokumentation von Beschlüssen und Vereinbarungen im Verlauf des Meetings für ein gutes Gefühl, die Tagesordnungspunkte systematisch abzuarbeiten und gute Ergebnisse zu erzielen! Moderne Apps liefern – einfach und unkompliziert anwendbar – im Handumdrehen sehr gut lesbare Fotoprotokolle, die direkt als pdf verschickt und gespeichert werden können.

„GEMO“ konsequent einhalten

„GEMO“ steht für: Good enough, move on? (= „Alles Wesentliche ist gesagt – können wir diesen Punkt abhaken und zum Nächsten kommen?“). In meinen 25 Jahren Management- und Führungserfahrung in großen, internationalen Konzernen habe ich erfahren, dass es z.T. eine Kultur gibt, Dinge bewusst nicht „bis ins allerletzte Detail“ auszudiskutieren, sondern sich mit einem „guten Zwischenstand“ zufrieden zu geben. Insofern hilft es, in Meetings den Blick für das Wesentliche zu bewahren und Details anschließend „auf dem kleinen Dienstweg“ zu finalisieren.

Vorteile:

  • Zeitersparnis – denn die knappe Ressource Zeit wird nur für Wesentliches verwendet
  • Förderung von Reflexion und Konzentration
  • Kulturwandel: die Gruppe übernimmt Schritt für Schritt Verantwortung für gemeinsames Zeitmanagement zu übernehmen.

Für mich ist GEMO auch „praktiziertes Pareto-Prinzip in Meetings. Daher der Tipp: Etablieren Sie das „GEMO-Prinzip“ als eine feste Sitzungsregel und machen Sie das zur „Routine-Frage“ der Moderation bei jedem Tagesordnungspunkt – und zwar lange bevor sich die Gruppendiskussion in endlosen Details verliert.

Klare, festgelegte Meetingregeln

Während Ihrer Meetings neigen manche dazu, Kollegen zu unterbrechen? Dritte wiederum tippen auf Ihrem Smartphone oder beantworten Emails. Andere kommen zu spät. Wie überall im Leben gilt auch hier: (Sitzungs-)Regeln helfen, ihre Mitarbeiter zu disziplinieren.

Führen Sie Ihre Meeting-Regeln als „lebendes Dokument“ auf einem großen Poster offiziell ein. Dieses bleibt im Meetingraum während des gesamten Meetings hängen – oder Sie platzieren kleine Aufsteller auf den Tisch. Aber nicht ständig dort stehen lassen – sondern bewusst zu Meetingbeginn platzieren. Und am Ende des Meetings wieder wegräumen.

Beim großen, offiziellen Poster könn(t)en Sie noch eine Variante einführen: jeder kann etwas dazu schreiben oder die Regeln kommentieren – natürlich nur vor oder nach den Besprechungen. Das Prinzip dabei: Die Regeln auf dem Plakat gelten so lange als akzeptiert, bis jemand schriftlich widerspricht – oder die Regeln in „Eigeninitiative“ weiterentwickelt! Es sorgt immer wieder für Auflockerungen, sobald jemand bemerkt, dass sich das wieder verändert hat. Und es kann während der Besprechungen jederzeit Bezug auf die Regeln genommen werden – denn sie hängen ja großformatig im Raum! Hängen Sie also auch Stifte in der Nähe des Posters auf, so dass sich Ihr Team stets eingeladen fühlt, das „lebende Poster“ zu verändern bzw. weiterzuentwickeln!

Weniger Serientermine

Der Sitzungstermin ist als „Terminserie“ im Outlook hinterlegt? Das erhöht die Wahrscheinlichkeit für gähnende Langeweile dramatisch.

Unser Tipp: Berufen Sie die Sitzungen dann ein, wenn sie akut nötig sind. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Die Notwendigkeit von Meetings regelmäßig überprüfen

Nicht selten erlebe ich, dass regelmäßige Terminserien vor längerer Zeit „aus gutem Grund“ einberufen worden sind. Aber – inzwischen existiert ggf. der ursprüngliche Grund für ein solches Meeting gar nicht mehr. Überprüfen Sie also von Zeit zu Zeit, ob regelmäßig stattfindende Sitzungen wirklich noch zielführend sind oder von den Eingeladenen eher als „lästige Pflichtübung“ empfunden werden. Sollte dem so sein – probieren Sie mal eine Zeit lang aus, ob es auch ohne dieses Meeting geht.

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